＜フォーム活用法＞ルーティン作業はフォームを使う！

インターネットが普及してから２０年以上経ちますが、フォームを使わない人がいることに驚きです。

以前、とある朝会で集計用紙の発注を手作業（facebookメッセンジャー）で受けていたのをフォーム化することで、一気に時間削減になりました。

申し込みしやすくなり、発注ミスもなくなり、発注する側もされる側の労力も時間も一気に下がりました。

以前にデジタルの効果で、「①コピー、②プログラミング、③瞬間移動」と以前にお伝えしましたが、フォームもプログラミングにより、ルーティン作業を短縮することが出来ます。

フォームとは

記入作業を自動受付してくれるものです。

などを自動化してくれます。

フォームがないとどうなるのか？

メールやメッセンジャーを通じて、１対１で対応する必要が出てきます。
メッセージのやりとりで

・ここが未記入です。
・これも書いてください。

などをやり取りしなければいけません。
１回あたり５分のやりとりだとすると、１０人いれば、５０分失われることになります。

フォームの便利な点

記入欄に必須や任意の指定ができ、説明欄で補足できる

記入欄に必須や任意の指定ができることで、必須に記入漏れがある場合は、システム側で指摘することができます。
メールやメッセンジャーなどでは、メッセージを送り返して、「この項目が埋まっていないので埋めてください。」と催促する必要がなくなります。

また説明欄で「●●のように書いてください」や「文字数は３００〜４００文字でお願いします」と補足説明を入れることも可能です。

記入内容をメールアドレス宛に送ってくれる

フォームに記入したら、記入者と管理者の両方にメールを送ってもらうことが出来ます。
サイトを製作して、お客様の声を乗せる場合などは、メールの新着順に掲載することが出来ます。

フォームがない場合のやりとり

の順で進めますが、
フォームがある場合のやりとりでは、

とダイレクトに通知されるために労力や時間の削減ができます。

表などに一元管理してくれる（出来ないものもあり）

Googleフォームやフォームメーラー（無料プランあり）の場合、フォームの一元管理ができます。

アカウントを使ってシステムにログインすると、フォームの一覧表を見ることが出来ます。
もしメールやfacebookメッセンジャーやLINEなどあちこちでやり取りをしていると、どこに送ってもらったのかが不明ですし、どれが最新なのかもよくわかりません。

また、一元管理することで、誰が提出していなくて、誰が提出したかを一目瞭然です。送っていない人に対してフォローアップすることが出来ます。