情報の一元管理をしたほうが良い

パソコンを使うと膨大なデータが溜まっていく一方です。

• 一度作ったり資料が埋もれてしまう
• 似たような書類や資料を作ったことがある
• 探したいのにどこに入れたらわからない

私たちの日常や業務の中で、情報を取り扱うことは日常茶飯事です。しかしその情報はパソコン内のメモ帳やドキュメント、Webサービス上のさまざまなツールに散らばっています。そこで、PCとWEBサービスを駆使して情報を一元管理することのメリットについて考えてみましょう。

一元管理する上で注意する点

1. 検索できること

情報を効率的に探し出すための最も基本的な機能が、検索です。パソコン内の文書やWordPress、さらにはGoogleなどのWebサービスでは、キーワードを入力するだけで瞬時に関連する情報を見つけることができます。例えば、テキストやスライドの文字（パワーポイントやKeynote）といった情報は簡単に検索対象となります。

2. 整理や分類ができること

情報の一元管理をすることで、データをテーマや日付、キーワードなどで整理・分類することが容易になります。これにより、情報を再利用したいときや、特定のトピックに関する情報をまとめたいときに非常に役立ちます。

3. 直ぐに情報を取り出せること

情報が一元化されていると、必要なデータにすぐアクセスすることができます。これは特に業務効率を上げるためには欠かせないメリットです。突然の打ち合わせや会議の際にも、必要な情報を手元に持つことでスムーズに進行できるでしょう。

4. 他に加工できること

一元管理された情報は、さらなる加工や利用がしやすくなります。例えば、ChatGPTのようなAI技術を使用することで、情報の抽出や分析、さらには自動生成などのタスクを行うことができるようになります。これにより、情報の質を向上させるだけでなく、新しい価値の創出も期待できます。

まとめ

情報の一元管理は、現代の情報社会において欠かせないスキルと言えるでしょう。上述したメリットを最大限に活用することで、日常のタスクや業務をより効率的に、そして質の高いものにしていきましょう。

情報の一元化: 分類方法と効率的な検索方法

私たちが日常的に取り扱う情報は、様々なフォーマットやプラットフォームで存在します。そのため、情報を効果的に一元化し、必要な情報に迅速にアクセスする方法を学ぶことは重要です。ここでは情報の分類方法とおすすめの整理方法について紹介します。

1. 情報の公開範囲による分類

情報は、公開するものとしないものに大別できます。パソコン内で整理すると、パソコンの検索機能を活用してすぐに情報を見つけることができます。また、メールやチャットでのコミュニケーションは、オンラインメモ帳（クラウドメモ帳）で整理することで、一覧性が向上します。

外に公開しないもの	外部のインターネット
パソコン内の資料 PDFやPowerPoint、オンラインメモ帳（クラウドメモ帳）、メール、チャット内容	WordPress

パソコン内で整理して、パソコン内検索でひっかかるようにします。メールやチャットツールに書いた内容はオンラインメモ帳（クラウドメモ帳）で検索すると整理が楽です。

. 検索可能性による分類

情報を整理・保存する際には、それが後で検索可能かどうかを意識することが大切です。特定のフォーマットの情報は、検索が困難な場合があります。

	検索できるもの	検索できないもの
パソコン内	・パソコン内の情報 ・スライドの文字（PowerPoint, Keynote, PDF） ・Evernote（画像内のテキストも検索可能）	画像内のテキスト 外部のサービスの内容（Miro, Figmaなど）
オンラインツール	WordPressのテキスト	外部のサービス（Miro、Figmaなどのサービス）

検索できないものは作ったことを忘れがちです。検索出来るものと検索できないものがあります。検索できないものが生まれないようにうまく整理していきましょう。

おすすめの方法

こちらの方法がおすすめです。

• PowerPoint（Keynote)の資料の整理: 各資料にカテゴリーを付けて分類して保存することで、後で探しやすくなります。
• オンラインメモ帳の活用: Evernoteを使えば、PDFや画像を保存するだけでなく、その内容を検索することも可能になります。
• メールやチャットツールの情報の整理: これらの情報もオンラインメモ帳に保存しておけば、キーワードでの検索が容易になります。これにより議事録の作成やブログの執筆がしやすくなります。
• WordPressのブログを活用: マーケティング、顧客教育、社内教育など、さまざまな目的でブログを書くことができます。

まとめ

情報を効率的に一元化・整理することで、日常業務の効率を大きく向上させることができます。上記の方法を取り入れることで、情報管理のストレスを軽減し、必要な情報に迅速にアクセスすることができるようになります。